Secrétaire : une profession utile
Par Me. Guirlaine DELORME, AV
Il est intéressant de parler de la technologie parce qu’elle apporte un peu de confort à l’humanité. L’intelligence artificielle est tendance certes, mais elle ne peut pas se substituer au travail de l’homme. Le travail produit par l’être humain est un champ merveilleusement infini. Une machine n’arrive pas à motiver, ni à éprouver de l’empathie pour autrui par exemple. La chaleur humaine est indispensable. Ce qui permet de mentionner l’importance de l’administration qui regroupe les professionnels de toutes sortes. Elle est perçue comme l’art des arts c’est-à-dire l’endroit où tout se déroule non seulement avec élégance mais surtout, avec compétence, science et dextérité. Socrate dans sa sagesse légendaire a formulé qu’ : « Il n’y a pas de travail honteux ». C’est pourquoi les tâches accomplies par la personne qui occupe le poste de Secrétaire ou d’Assistante de Direction méritent d’être documentées et ovationnées.
Dans l’antiquité, l’histoire raconte que le métier était exercé par les hommes appelés scribes.
L’écriture avait une grande importance pour les philosophes du 18e siècle. A cet égard, Voltaire avance : « Je ne prétends pas avoir d’opinion à moi ; je dois être le secrétaire de ceux qui ont des lumières et du goût ».
Avec l’arrivée de la machine à écrire et du téléphone aux 19e et 20e siècles, les données ont changé. Ces outils ont féminisé le métier. Néanmoins, la gente masculine est en minorité dans cette profession. A cet effet, les titulaires de ces fonctions sont écrits au féminin. Cela donne deux jolis mots : Secrétaire et Assistante de Direction.
La secrétaire est une personne diplômée d’une Ecole de Secrétariat reconnue ; elle est le bras droit du patron. L’assistante de direction, en revanche, est la mémoire du patron, le poumon de l’institution à laquelle elle est affectée. Elle a reçu la même formation de base que la secrétaire. Cependant, elle est plus expérimentée et plus douée dans des matières pointues comme par exemple, pour faire concret, la rédaction. Il est bon de profiter de cette circonstance pour établir la différence entre ces deux professionnelles. La première est considérée comme « junior » c’est-à-dire quelqu’un qui est à ses débuts de carrière. La deuxième est une personne avec plus d’expériences reconnue par ses paires. Elle s’occupe des affaires administratives du numéro un de la chaine de commandement. En général, elle détient d’autres atouts sur le plan professionnel. Bref, elle incarne la référence dans ce domaine d’expertise.
Le secrétariat et l’assistanat de direction, ont pour objectif d’accueillir, de gérer l’information, de communiquer et en fin de rouleau, d’organiser.
En effet, l’accueil est le point de départ de toute relation humaine. Il est réalisé en grande partie avec des qualités plus personnelles que techniques. Il demande du savoir-vivre et du savoir-être. C’est un service qui donne le coup d’envoi à l’interaction.
A l’heure actuelle, le monde est très agité. Pour cela, l’accueil doit être repensé. Il faut un sourire bienveillant, de la douceur en vue de calmer la fureur des gens. L’accueil doit laisser une signature qui va aider un individu à terminer sa journée en beauté. Epicure a raison de dire : « Il est plus doux de donner que de recevoir ».
La gestion de l’information concerne le classement et l’archivage des dossiers qui représentent la mémoire de la boite. Michel MELOT a écrit : « Nos mémoires sont des gigantesques prothèses qu’on appelle serveurs, archives ou bibliothèques ».
Pour l’heure, la Gestion Electronique des Données (GED) est la règle. En ce bas monde, elle est effective dans plusieurs entreprises privées et publiques. Fait étonnant, le stockage de la version papier reste et demeure puisque la GED ne peut pas le remplacer tout à fait.
La communication dans le contexte de cette profession s’effectue à l’oral et bien sûr par le téléphone également. Cette tâche réclame du professionnalisme. Il est important de préparer l’appel téléphonique en ayant avec soi les documents au sujet de l’affaire en cours.
En outre, la communication orale est brillamment différente de celle de l’écrit. Présentement, l’humanité a perdu l’habitude d’écrire. Le téléphone portable remplace progressivement la plume. Cependant, l’administration ne peut pas se permettre d’embarquer dans ce bateau. Ici, c’est sérieux. L’administration se fait par écrit. A cette phase, la capacité rédactionnelle constitue une force. Car, le courriel ou la lettre ne devront être élaborés qu’avec les idées de la hiérarchie. Les notions grammaticales, stylistiques et autres doivent être au rendez-vous en vue de vendre l’image de marque de l’institution. Jules RENARD a dit franchement et précisément que : « Quand tu écris une lettre, pense que, sous le sceau du secret elle sera communiquée à tout le monde ».
A propos du compte rendu de réunion, le secret réside dans la prise de notes. Les points essentiels discutés lors de la rencontre feront l’objet de l’intrant de cette séance de travail.
Le dernier objectif (organiser) se fait remarquer au cours d’une réunion interprofessionnelle, d’un voyage parce qu’à ce moment, les différentes étapes liées à cet aspect seront franchies pour la pleine réussite de l’activité en question. Ensuite, avec une bonne répartition des tâches, la gestion du temps sera réalisée car, le temps c’est de l’argent.
Des outils organisateurs comme : plan de travail, échéancier, agenda électronique et autres sont conçus dans le dessein d’aboutir à une meilleure organisation du travail. A ce niveau, tout doit être prévu, prévenu, anticiper et planifier afin d’économiser du temps. En dernier recours, tout doit se passer soigneusement. Abraham LINCOLN l’a bien compris en déclarant : « On ne perd rien de précieux en prenant son temps ».
Les compétences personnelles ne marchent jamais seules. Elles s’accompagnent généralement des qualités personnelles. Ce corps d’emploi exige notamment :
La discrétion : il y aura toujours des dossiers sensibles à traiter et qui ne doivent pas être divulgués ;
Le sens des initiatives et des responsabilités : avec de la maturité, certaines actions peuvent être entreprises sans l’instruction au préalable de la hiérarchie ;
La rigueur : c’est le cocktail de trois éléments : organisation-méthode-ordre ;
La disponibilité : s’agissant de l’engagement et de la flexibilité.
Chose étonnante, la secrétaire et l’assistante de direction forment un duo d’artistes en vue de produire des chefs d’œuvres qui pour la plupart, feront partie du patrimoine de l’institution. Par exemple, une lettre, un compte rendu rédigés dans les règles de l’art, serviront de modèles pour toujours.
Ces artistes doivent fournir leur franche collaboration à la hiérarchie dans le respect. Il est conseillé aux secrétaires de se réunir entre elles pour développer une certaine synergie dans leur action et aussi de s’asseoir régulièrement avec la hiérarchie afin de mieux répondre à la commande. En un mot, il n’y a pas comme l’esprit d’équipe.
Savoir accueillir-gérer l’information-communiquer-organiser ne s’apprend pas chez les parents. De grâce, un peu d’altruisme. Il est temps de cesser de se moquer des autres qui ne sont pas trop habiles. Avec amour, il serait de préférence souhaitable d’organiser à leur intention des séances de tutorat et de mentorat. Leonard de VINCI a écrit : « L’amour est la source de toute connaissance ».
Aristote enseignait dans un jardin. Il n’y a peut-être pas de jardin au bureau. Ce n’est pas grave ; la salle de conférence peut être utilisée pour le partage des techniques de la prise de notes, le savoir-vivre, les langues vivantes, les techniques de la rédaction des correspondances administratives, l’esprit de recherche, pour ne citer que celles-là.
Le monde est en train de bouger à une vitesse stupéfiante. Cela ne sert à rien d’avoir quelqu’un auprès de soi qui parvienne à remplir une tache difficilement. D’ailleurs, c’est un grand privilège d’aider les autres à concrétiser leurs rêves. Il est important de payer son loyer sur terre en participant à l’économie positive qui signifie de ‘donner un coup de main’ dans l’intérêt des générations suivantes. René CHAR sans vouloir être politiquement correct avançait : « Celui qui vient au monde pour ne pas troubler ne mérite ni égard ni patience ».
Depuis la nuit des temps, la vie est faite de haut et de bas. Il convient de souligner que les visiteurs se plaignent du mauvais traitement subit par certaines secrétaires et assistantes de direction. Mesdames, ce n’est pas ‘la vache qui rit’. Le respect doit être pour tous. Le monde via le numérique est devenu un village et les humains sont condamnés à vivre ensemble. La bonne humeur fait toujours la distinction.
Chers jeunes, quand il s’agit du beau et du bien, il est normal d’avoir un caractère trempé et une volonté d’airain, puisque vous ferez face à des quolibets sur votre chemin. Des forces de pesanteur sociales – animées d’intention de tirer vers le bas ceux qui veulent avancer dans une profession quelconque – existent. Ces forces ne sont autres que des individus négatifs. En vérité, il est important de n’accorder à ces gens aucune considération ou carrément de leur accorder ‘la valeur nulle’.
Chères secrétaires et assistantes de direction, avec un peu de hauteur de vue, à l’unanimité, il semble que la ‘connaissance’ est beaucoup plus précieuse que le ‘pétrole’. Elle s’acquiert par la lecture d’ouvrages de qualité qui tirent vers le haut, la familiarité avec le génie des autres et l’observation. Cette dernière se réalise avec les yeux afin de déceler les problématiques et avec l’esprit afin de trouver les hypothèses.
Puis, ce ne serait pas de trop de prendre part à la mise en place d’un site Web, la Gestion Electronique des Données, la visioconférence notamment. En lieu et place de passer son temps à raconter des bobards et des fariboles, il serait mieux d’élargir le cadre, de regarder ce qui se passe ailleurs pour apprendre et innover.
En effet, quelle que soit la position de quelqu’un dans la ligne hiérarchique, il devrait au moins comprendre le fondement des tâches administratives au sein d’une institution. Il est de bon ton que le staff dirigeant puisse se doter d’un savoir convenable à ce niveau pour pouvoir superviser et corriger le travail des subordonnés et en bout de chaine, gérer les dossiers très confidentiels.
Pour mieux comprendre les arts de la vie, la planète ne réserve pas seulement un petit coin pour les prix Nobels. Avec une posture mentale positive, il est nécessaire de signaler l’utilité du service rendu par les secrétaires et les assistantes de direction dans cet univers.
Fait intéressant, dans la perspective de donner du sens à sa vie, il est glorieusement recommandé de la considérer comme une œuvre d’art. Cela sous-tend, quelque chose de beau, d’unique et quelque chose qui laisse une trace dans le souvenir des autres. Mieux, le vrai artiste ne se limite pas à une seule œuvre. Il est artiste individuel autant qu’il est dans un ensemble. Il croit dans la beauté et la force de la vie. Il sait pertinemment que porter une pierre à l’édifice d’un dispositif communautaire est un devoir citoyen. Ceci explique en termes d’image la polyvalence et le vivre ensemble au sein de l’administration.
Oui, il est doux, il est agréable de saluer avec la plus grande rigueur et le plus grand respect le travail effectué par les techniciennes du secrétariat et de l’assistanat de direction. C’est dans une atmosphère d’allégresse, d’amour, de partage et de reconnaissance que la rédaction de ce ‘texte significatif’ est réalisée.
Chers lecteurs, en l’état actuel des réflexions profondes, il est de bon ton d’encourager la formation professionnelle. A ce stade, le temps n’est pas perdu, l’expérience et la maturité sont acquises pour tout le reste de sa vie.
Je terminerai ce texte en prenant la liberté de citer Henri BEYLE dit Stendal : « A qui sait comprendre peu de mots suffisent ».
Bon courage !
Bonne lecture !
Me. Guirlaine DELORME, AV
